Konferenciafotózás: milyen képekre van szüksége a marketingcsapatnak?
A marketingcsapatnak más kép kell egy előadói bejelentéshez, egy rendezvénybeszámolóhoz és egy következő konferenciát bemutató oldalhoz. A fotózás előtt ezért nemcsak a programot kérdezem meg, hanem azt is, hol és mikor szeretnétek használni az anyagot. Ebből lehet olyan képlistát készíteni, amelyik a valódi feladatokat követi.
Konferenciafotózás: mit vár el a marketing?
Gondold végig a felületeket: weboldali nyitókép, közösségi bejegyzés, álló formátumú történet, hírlevél, sajtóanyag vagy belső beszámoló. Azonnali felhasználás csak akkor tervezhető, ha az első válogatás határidejét és tartalmát előre egyeztetjük.
Egy előadói bejelentéshez jól felismerhető arc és pontos név kell. Egy beszámolóhoz a terem, a hallgatóság és az emberek közötti beszélgetések is fontosak lehetnek. A támogatók megjelenítését külön jelöljétek meg: melyik logó, stand vagy partnerhelyzet szükséges, és miért.
Két saját rendezvényfotós példa: az előadói képen az arc és a vetített háttér segíti a színpadi szereplés bemutatását; a másik felvételen a résztvevők egy VR-aktivitást próbálnak ki. Más kommunikációs célra alkalmas képek. Az előadó megnevezése és a program magyarázata a képaláírásból derülhet ki, nem kell a nézőnek kitalálnia.
Képlista: a legfontosabb fotótípusok
Ezekből válassz a saját felhasználásod szerint, majd jelöld meg, melyik a legfontosabb:
Nyitókép: a helyszín vagy a program léptékét megmutató felvétel, szükség esetén hellyel a rákerülő szövegnek.
Előadók: jól felismerhető arcok, a nevekhez és szereplésekhez kapcsolható képek.
Hallgatóság: figyelő emberek, reakciók, jegyzetelés vagy taps.
Beszélgetések és közös program: kötetlen találkozások, panelbeszélgetés, műhelymunka.
Részletek: regisztráció, dekoráció vagy programhoz kapcsolódó tárgyak, ha van szerepük a beszámolóban.
Támogatók: az előre egyeztetett logók, standok és partnermegjelenések.
Eltérő kivágások: fekvő és álló képek, a tényleges publikálási helyekhez tervezve.
A fotós kiválasztásához a rendezvényfotós útmutató ad szempontokat. A végleges képlistában néhány világos elsőbbség többet segít, mint ha minden pillanat mellé azt írjuk: kötelező.
Formátumok, arányok és azonnali átadás
Egyeztessük, milyen méretben és kivágásban kellenek az utómunkázott képek. A webes használatnál a tényleges pixelméret számít; nyomtatásnál a tervezett méretet és a nyomdai követelményeket kell összehangolni. A RAW fájlok átadását vagy minden képből több vágat elkészítését ne tekintsük automatikusan a szolgáltatás részének.
Felületek: mutassatok példát a weboldali helyre, hirdetésre vagy álló történetre.
Kivágás: legyen elegendő tér az arcok, feliratok és későbbi grafika körül.
Standard leadás: nálam 5–7 munkanap a rendezvényfotók leadása.
Aznapi válogatás: előre egyeztetve 15–20 utómunkázott képet a helyszínen, szünetben vagy vacsoraidőben megszerkesztek és elküldök.
Tervezési példa: ha az első közösségi bejegyzéshez egy előadói fotó, egy teremkép és egy közönségreakció kell, ezt előre jelöljétek meg. Nem biztos, hogy a kávészünet képei a legsürgősebbek, még ha a fotós is örül a kávészünetnek. 🙂 Ez egy szervezési példa, nem konkrét ügyfélbeszámoló.
Hogyan dolgozz együtt a konferenciafotóssal?
Küldd el az aktuális menetrendet, a helyszíneket, a fontos neveket és a támogatói igényeket. Nevezzetek meg egy embert, aki a helyszínen felismeri az érintett szereplőket és dönteni tud változás esetén. Párhuzamos termeknél előre beszéljük meg, melyik pillanat élvez elsőbbséget, vagy szükséges-e további fotós.
Az aznapi képleadásnak külön időablak kell. Amíg válogatok és szerkesztek, nem tudok ugyanabban a percben egy másik teremben díjátadót fotózni. Az egész napos tervbe ezt éppúgy érdemes beírni, mint a helyszínváltást.
Jogok, képcímkék és utómunkálatok
A felhasználási területeket és a partnermegosztásokat előre tisztázzuk. A nevek, beosztások és programcímek hiteles listáját a szervező adja; a fotósnak nem kell ezeket a képből kitalálnia. Egyeztessük azt is, hogyan kapcsoljátok majd a fájlokhoz a jóváhagyott képaláírásokat, és milyen utómunkára van szükség.
Nálam hozzávetőleg 150–200 kép reális 2–3 óráról, 300–400 fél napról és 600–700 egész napról, a program jellegétől függően. A mennyiség és a felhasználás részleteihez a Hány fotót kapsz egy céges rendezvény után? cikkben is találsz szempontokat.
Gyakorlati tippek a jobb eredményért
Írjátok le a publikálás célját és az első bejegyzés határidejét.
Jelöljétek meg a legfontosabb szereplőket és egyszeri pillanatokat.
A képkivágásokat a tényleges felületekhez tervezzük.
Az aznapi 15–20 képes válogatáshoz legyen egyeztetett szerkesztési szünet.
A neveket és képaláírások tényadatait a szervező ellenőrizze.
Ha professzionális videóra is szükség van, érdemes külön videós kollégát hívni. Amíg nem sikerül még két kezet növesztenem, a teljes értékű fotós és videós feladatot nem tudom egyszerre ellátni. Erről a Fotó vagy videó rendezvényre? cikkben is olvashatsz.
