Hogyan válassz rendezvényfotóst céges eseményre? Praktikus szempontok
Amikor céges eseményre választasz rendezvényfotóst, a portfólió mellett azt is nézd meg, hogyan készül fel a feladatra. Én először azt szeretném tudni, mi lesz a program, kik a fontos szereplők, és mire használjátok majd a képeket. Más fotók kellenek egy sajtóközleményhez, mint egy belső csapatbeszámolóhoz vagy a következő rendezvény meghirdetéséhez.
Mire figyelj, amikor rendezvényfotóst választasz?
Kérj teljes rendezvénysorozatot is, ne csak tíz látványos kedvencet nézz meg. Érdemes megnézni az érkezést, az előadásokat, a közönséget és az esti programot is. Így könnyebb eldönteni, hogy a fotós munkája az egész eseményen megfelel-e annak, amit szeretnél.
A stílusról konkrét képekkel beszélgessetek. Ha a portfólióban egy kötetlen beszélgetés tetszik, mutasd meg. Ha a márka vagy a szponzorok megjelenése fontos, írd bele az előzetes egyeztetésbe: a brandelt rendezvények fotózásáról szóló cikkben ezt külön is körüljárom.
Konkrét technikai és szerződéses szempontok
A felszerelés márkájánál fontosabb, hogy a fotós el tudja mondani, hogyan védi az elkészült anyagot. Én egy gépben két memóriakártyára fotózom. A fotózás után a laptopomon, egy tükrözött lemezekkel működő Synology NAS-on és felhős mentésben is megvan az anyag. A NAS két lemeze ettől még nem két külön mentési helyszín.
A standard rendezvényes képleadás nálam 5–7 munkanap. Előzetes egyeztetéssel sürgős, akár aznapi leadás is kivitelezhető. Aznapi válogatásként 15–20 utómunkázott képet is át tudok adni: ezeket a helyszínen, például szünetben vagy vacsoraidőben szerkesztem meg.
Beszéljétek meg, mit tartalmaz az ajánlat: hány órát, hány fotóst, milyen utómunkát, határidőt és felhasználást. A leadandó kész képek és az esetleg külön kért egyéb fájlok kérdését előre tisztázzátok, ne automatikus csomagtartalomként feltételezzétek.
Milyen kérdéseket tegyél fel előzetesen a rendezvényfotósnak?
Tudsz mutatni hasonló programról teljes képsorozatot?
Mely pillanatokhoz kell biztosan jelen lenned, és hol van programütközés?
Mikor kapjuk meg a végleges képeket, és mikor készülhet az aznapi válogatás?
Mi szerepel a díjban, és milyen kiegészítő költségek lehetnek?
Ki lesz a helyszíni kapcsolattartó, és hogyan jelezzük a programváltozásokat?
Képmennyiségnél a program is számít. Nálam két–három órára nagyjából 150–200, fél napra 300–400, egész napra 600–700 képpel érdemes számolni. Ezek irányszámok, nem minden órában kötelezően teljesítendő darabszámok. A leadott rendezvényfotók mennyiségéről szóló cikkben részletesebben is írok erről.
Ha egyszerre fotót és profi videót is szeretnétek, külön videós kollégával érdemes tervezni. Még dolgozom azon, hogyan tudnék két új kezet növeszteni, de egyelőre nem jártam sikerrel. 🙂 A fotó vagy videó kérdéséről szóló útmutató segíthet a döntésben.
Helyszín, logisztika és kommunikáció az esemény napján
A program mellé add meg a pontos bejáratot, a parkolást, a belépés feltételeit és egy helyszínen elérhető kapcsolattartót. A fontos előadóknál vagy díjazottaknál a név és az időpont is hasznos: nem szeretném a szervezőt minden új szereplőnél azzal megállítani, hogy most éppen kit kell keresnem.
Tervezési példa: ha a megnyitóval egy időben egy másik teremben fontos partneri beszélgetés zajlik, előre el kell dönteni a sorrendet, vagy további fotósra van szükség. Egy fotós nem tud két megismételhetetlen pillanatot egyszerre lefotózni. Ez egy lehetséges szervezési helyzet, nem egy konkrét ügyfél története.
Az aznapi képleadásnak is legyen helye az időrendben. Ha a vacsora teljes idejére fotózást kértek, ugyanarra az időszakra nem érdemes képszerkesztést is betervezni. Az egyeztetéshez a rendezvényfotós brief útmutató ad használható kiindulópontot.
Mire számíthatsz a képek stílusában és mennyiségében?
A teljes történethez más-más képek szükségesek: a terem megmutatja a léptéket, egy arckifejezés a résztvevő reakcióját, egy részlet pedig a program egy jellegzetes elemét. Nem attól változatos a sorozat, hogy ugyanarról a jelenetről sok, alig eltérő kép készül.
Emberek és reakciók A közös munka részlete
Két saját portfóliópélda: a panelbeszélgetésnél az emberekre és a reakciókra figyelünk, a jegyzetlapos részlet pedig a munkafolyamatot teszi láthatóvá. Nem ugyanazon esemény egymást követő pillanataiként mutatom őket. Azt segítenek eldönteni, mire van szükség a ti rendezvényetek bemutatásához.
A kötetlen beszélgetéseket gyakran távolabbról, teleobjektívvel fotózom, hogy a résztvevők folytathassák, amit elkezdtek. Ha közel kell mennem, egy kis közvetlenség sokat segít. Erről az eseményfotók természetességéről szóló cikkben is írok.
Árazás és ajánlatkérés
Az ajánlatkéréshez küldd el a dátumot, a helyszínt, a kért jelenlét kezdetét és végét, a várható létszámot és a programot. Írd meg azt is, mikor és hol szeretnétek felhasználni a képeket. Ezekből lehet használható ajánlatot készíteni, nem pusztán a rendezvény elnevezéséből.
Általában három–négy héttel előre érdemes időpontot egyeztetni velem. Ha sürgősebb a feladat, akkor is írd meg a részleteket; a szabad kapacitást és a vállalható leadást az adott munkánál tudjuk tisztázni.
